Overlijdensprotocol
Publicatiedatum: 28 oktober 2025
Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2025
Inleiding
Het protocol “bij overlijden” treedt na vaststelling van het bestuur van GKV Nic. in werking. Het protocol heeft betrekking op het overlijden van bestuursleden, (ere-)leden, leden van verdienste, familieleden van (ere-)leden/leden van verdienste, oud-leden, sponsoren, donateurs en vrijwilligers niet zijnde lid.
Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor de snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling. Dit protocol is een leidraad bij emotionele situaties, geen geschreven wet.
Algemeen
Krijgt een van de bestuursleden bericht van het overlijden of verneemt hij/zij op een andere wijze van het overlijden van één van onderstaande personen, dan neemt hij/zij direct contact op met de voorzitter:
A. Erelid
B. Bestuurslid
C. Lid
D. Partner van lid
E. (Stief/pleeg)kind van lid
F. (Schoon)ouder van lid
G. (Stief)ouder van jeugdlid
H. (Stief/pleeg)broer/zus van jeugdlid
I. Oud (bestuurs)lid
J. Donateur
K. Sponsor
L. Vrijwilliger niet zijnde lid
M. Sterfgeval op sportpark
De voorzitter informeert de andere leden van het bestuur, waarna zij gezamenlijk besluiten op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging zal reageren. Bij afwezigheid van de voorzitter zullen zijn/haar taken worden waargenomen door een van de andere bestuursleden. Bij afwezigheid van de secretaris zullen zijn/haar taken door een bestuurslid worden waargenomen. Dit wordt door bestuursleden onderling afgestemd waarbij de voorzitter een coördinerende rol heeft. Voor GKV Nic. is het niet relevant of het bestuur door middel van een rouwkaart, rouwadvertentie of mondeling op de hoogte is gebracht van een overlijden.
Procedures
A. Overlijden erelid
- De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de voorzitter. Kanalen zoals sociale media worden voor deze ingezet als de familie hiermee instemt;
- De voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
- De secretaris zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant;
- De secretaris zorgt voor een rouwboeket, dit in overleg met de familie;
- Op verzoek van de nabestaanden houdt een bestuurslid een toespraak bij de begrafenis/crematie;
- Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door afvaardiging van hoofdbestuur;
- In overleg met familie wordt besloten of alle wedstrijden uitgesteld worden, als hiertoe besloten wordt, dan worden de twee onderstaande punten met een week uitgesteld;
- Alle teams, zowel uit als thuis nemen één minuut stilte in acht voor de wedstrijd;
- Het eerste team speelt met rouwbanden, indien gewenst door familie kan er ook een ander team met rouwbanden spelen als er een speciale relatie met dit team is.
B. Overlijden bestuurslid
- De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de voorzitter. Kanalen zoals sociale media worden voor deze ingezet als de familie hiermee instemt;
- De voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
- De secretaris zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant;
- De secretaris zorgt voor een rouwboeket, dit in overleg met de familie;
- Op verzoek van de nabestaanden houdt een bestuurslid een toespraak bij de
begrafenis/crematie; - Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door afvaardiging het hoofdbestuur;
- In overleg met familie wordt besloten of alle wedstrijden uitgesteld worden, als hiertoe besloten wordt, dan worden de twee onderstaande punten met een week uitgesteld;
- Alle teams, zowel uit als thuis houden één minuut stilte in acht voor de wedstrijd;
- Het eerste team speelt met rouwbanden, indien gewenst door familie kan er ook een ander team met rouwbanden spelen als er een speciale relatie met dit team is.
C. Overlijden lid
- De leden kunnen door middel van informatie op de website op de hoogte worden gebracht door de voorzitter. Website en sociale media kunnen worden ingezet als de familie hiermee instemt;
- De voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website als dit akkoord is voor familie/nabestaanden en bestuur;
- De secretaris zorgt voor een rouwkaart naar de familie;
- Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door afvaardiging van het bestuur;
- Alle thuisspelende teams nemen één minuut stilte in acht voor de wedstrijd;
- In overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team wordt de daaropvolgende wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met de begrafenis/crematie uitgesteld;
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
D. Overlijden partner lid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance door afvaardiging van hoofdbestuur;
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
E. Overlijden (stief/pleeg)kind lid
- In het eerste weekend na overlijden wordt voor aanvang uit- of thuiswedstrijd één minuut
stilte gehouden bij het team waarin desbetreffende lid speelt; - Desbetreffende team mag indien gewenst met een rouwband spelen;
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance door afvaardiging van hoofdbestuur.
F. Overlijden (schoon)ouder lid (niet zijnde jeugdlid)
- Wordt situatief bepaald.
G. Overlijden (stief)ouder jeugdlid
- In het eerste weekend na overlijden wordt voor aanvang uit- of thuiswedstrijd één minuut stilte gehouden bij het team waarin desbetreffende lid speelt;
- Desbetreffende team mag indien gewenst met een rouwband spelen;
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance door afvaardiging van hoofdbestuur.
H. Overlijden (stief/pleeg)broer/zus jeugdlid
- Wordt situatief bepaald.
I. Overlijden oud-(bestuurs)lid
- De leden kunnen door middel van informatie op de website op de hoogte worden gebracht door de voorzitter. Website en sociale media kunnen worden ingezet als de familie hiermee instemt;
- De voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website als dit akkoord is voor familie/nabestaanden en bestuur;
- De secretaris zorgt voor een rouwkaart naar de familie;
- Bezoek condoleance en begrafenis/crematie door afvaardiging van het bestuur;
- In overleg met het bestuur minuut stilte voor de wedstrijd van het eerste team;
- Eventueel een korte toespraak voor de wedstrijd van het eerste team.
J. Overlijden donateur
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor.
K. Overlijden sponsor
- Condoleancekaart en/of bezoek condoleance en/of begrafenis/uitvaart. Dit ter beoordeling hoofdbestuur in overleg met sponsorcommissie;
- Er wordt bij het door deze sponsor gesponsorde team bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en het betreffende team speelt met een rouwband.
L. Overlijden vrijwilliger niet zijnde lid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance door afvaardiging van hoofdbestuur.
M. Sterfgeval op het sportpark
- Alle die dag nog te spelen wedstrijden worden afgelast, ongeacht of er sprake is van een lid.
Slotwoord
In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het bestuur contact op met het KNKV en komt vervolgens tot een besluit. In alle situaties kan het bestuur, eventueel in overleg met de nabestaanden, aanvullende maatregelen nemen. Voor jeugdleden zal er een overleg met KV Hoogkerk plaatsvinden. Ten slotte is het van groot belang dat het lid, dat een familielid heeft verloren, daarna goed wordt opgevangen. Dat de leider, evt. een bestuurslid met de groep/het team bij de eerste keer van samenkomst een gesprek heeft ter verwerking van het proces. Goede aandacht voor en begeleiding van het lid/team is van groot belang.
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet beslist het bestuur naar eigen inzicht en treedt waar mogelijk in overleg met betrokkenen.
Het bestuur van GKV Nic.
